Formulario W-2 explicado casilla por casilla

¿Cuándo debe llegar su W-2?

Su empleador tiene que entregarle el W-2 a más tardar el 31 de enero; si ese día cae en fin de semana, el siguiente día hábil (para los W-2 de 2026, el 1 de febrero de 2027). Recibe uno por cada empleador para el que trabajó durante el año, aunque haya trabajado poco tiempo.

Antes de usarlo, revise que su nombre y su número de Seguro Social estén exactamente como en su tarjeta: un número equivocado puede hacer que el IRS rechace su declaración.

Casillas a a f: quién es quién

• Casilla a: su número de Seguro Social. El IRS les dice a los empleadores que no acepten un ITIN en lugar de un número de Seguro Social para el empleo.
• Casilla b: el número de identificación del empleador (EIN).
• Casilla c: el nombre y la dirección del empleador.
• Casilla d: un número de control opcional que algunos empleadores usan para identificar cada W-2.
• Casillas e y f: su nombre, tal como aparece en su tarjeta de Seguro Social, y su dirección.

Casillas 1 y 2: su salario y su retención

Casilla 1 (salarios, propinas y otra compensación): el total que paga impuesto sobre el ingreso. Es el número que va en la línea 1a del Formulario 1040. Suele ser menor que lo que ganó porque no incluye lo que aportó antes de impuestos a un plan 401(k) o 403(b), ni ciertos pagos de seguro médico antes de impuestos.

Casilla 2 (impuesto sobre el ingreso retenido): lo que su empleador le retuvo para el IRS durante el año. En su declaración cuenta como un pago que usted ya hizo: si es más de lo que debe, la diferencia es su reembolso. Si está en cero, revise su Formulario W-4 con su empleador.

Casillas 3 a 6: Seguro Social y Medicare

• Casilla 3 (salarios del Seguro Social): el salario sujeto al impuesto del Seguro Social. Incluye lo que puso en su 401(k), por eso puede ser mayor que la casilla 1. Tiene un tope: $176,100 en 2025 y, según las instrucciones del IRS, $184,500 en 2026.
• Casilla 4 (impuesto del Seguro Social retenido): el 6.2% de la casilla 3.
• Casilla 5 (salarios y propinas del Medicare): como la casilla 3, pero sin tope.
• Casilla 6 (impuesto del Medicare retenido): el 1.45% de la casilla 5, más el Impuesto Adicional del Medicare del 0.9% que el empleador retiene sobre lo que le pague por encima de $200,000.
• Si tuvo dos o más empleadores y entre todos le retuvieron Seguro Social sobre más que el tope del año, el exceso se le devuelve como crédito en su declaración.

Casillas 7 a 11

• Casilla 7 (propinas del Seguro Social): las propinas que usted le reportó a su empleador. Ya están incluidas en la casilla 1.
• Casilla 8 (propinas asignadas): propinas que un restaurante o bar grande le asigna. No están en la casilla 1: tiene que agregarlas a su declaración, por lo general con el Formulario 4137, a menos que tenga registros de que recibió menos.
• Casilla 9: no se usa; debe estar vacía.
• Casilla 10 (beneficios por cuidado de dependientes): lo que su empleador pagó o le reembolsó por cuidado de niños. Se lleva al Formulario 2441, donde se ve qué parte no paga impuesto.
• Casilla 11 (planes no calificados): pagos de un plan de compensación diferida no calificado. Ya están en la casilla 1; la casilla solo informa.

Casilla 12: los códigos

La casilla 12 tiene hasta cuatro renglones (12a a 12d), cada uno con una letra y una cantidad. Los códigos más comunes:

• D, E, G y S: lo que aportó antes de impuestos a un 401(k), 403(b), 457(b) o SIMPLE. No está en la casilla 1.
• AA, BB y EE: aportes Roth a un 401(k), 403(b) o 457(b) gubernamental. Sí están en la casilla 1, porque el Roth se paga con dinero que ya pagó impuesto.
• DD: el costo del seguro médico que le da su empleador. Es solo informativo: según el IRS, no paga impuesto.
• W: aportes del empleador (incluidos los que usted eligió por nómina) a una cuenta de ahorros para la salud (HSA). Se informan en el Formulario 8889.
• C: el costo del seguro de vida de grupo que pasa del límite libre de impuesto; ya está en la casilla 1.
• J (pago por enfermedad que no paga impuesto), Q (paga de combate que no paga impuesto), T (beneficios de adopción, que van al Formulario 8839) y V (ingreso por opciones de compra de acciones, ya incluido en la casilla 1).
• A y B: Seguro Social y Medicare sobre propinas que el empleador no pudo cobrar; usted los paga con su declaración.
• Nuevos en el W-2 de 2026: TP (total de propinas en efectivo reportadas al empleador), TT (total de compensación por horas extra que califica) y TA (aportes del empleador a una cuenta Trump).

Propinas y horas extra: las deducciones nuevas

Desde 2025, la ley permite deducir las propinas que califican (hasta $25,000 al año) y la parte de las horas extra que se paga por encima de su tarifa regular (hasta $12,500, o $25,000 si declaran en conjunto). Las dos se reducen si su ingreso bruto ajustado modificado pasa de $150,000 ($300,000 en conjunto), exigen un número de Seguro Social válido y, si es casado, declarar en conjunto. Se toman se detalle o no.

Para 2025 los empleadores no estaban obligados a mostrar las horas extra por separado en el W-2; si su empleador no le dio un desglose, las instrucciones del Anexo 1-A explican cómo calcularlas. En el W-2 de 2026, el código TP de la casilla 12 muestra las propinas y el código TT las horas extra.

Casillas 13 y 14

• Casilla 13, «Empleado estatutario»: algunos trabajadores, como ciertos vendedores o choferes, a quienes se les retiene Seguro Social y Medicare pero no impuesto sobre el ingreso. Su salario va en el Anexo C, donde pueden restar gastos, sin pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
• Casilla 13, «Plan de jubilación»: participó en un plan de jubilación del empleador durante el año. Puede limitar la deducción de sus aportes a una IRA tradicional.
• Casilla 13, «Pago por enfermedad de terceros»: lo marca quien le pagó por enfermedad en nombre de su empleador, como una aseguradora.
• Casilla 14 (otros): información libre del empleador, como cuotas sindicales o descuentos de la nómina, cada una con su nombre. En el W-2 de 2026 se divide en 14a (otros) y 14b, donde va el código de ocupación con propinas del Tesoro cuando hay propinas con el código TP.

Casillas 15 a 20: impuestos que no son del IRS

Las casillas 15 a 20 son para el impuesto sobre el ingreso del lugar donde trabajó o vivió, y de su ciudad o localidad si cobra uno: la casilla 15 trae la abreviatura de dos letras y el número del empleador allí; la 16, el salario sujeto a ese impuesto; la 17, lo retenido; la 18, el salario local; la 19, el impuesto local retenido, y la 20, el nombre de la localidad. Un W-2 tiene espacio para dos lugares; si hay más, el empleador le da otro W-2.

Estas casillas no se usan en el Formulario 1040. Para su declaración ante el IRS cuentan las casillas 1 y 2.

Si su W-2 no llega o trae un error

• Pídaselo primero a su empleador, y confirme que tenga bien su dirección.
• Si su W-2 trae un error, su empleador lo corrige con un Formulario W-2c.
• Si a fines de febrero todavía no lo tiene, el IRS dice que puede llamar al 800-829-1040 con su nombre, dirección, número de Seguro Social y el nombre y la dirección del empleador.
• Si no lo recibe a tiempo para declarar, puede usar el Formulario 4852 (sustituto del W-2) con un cálculo de su salario y su retención, por ejemplo con su último talón de pago.
• Si después le llega el W-2 o uno corregido con cantidades distintas de las que usó, tiene que enmendar con el Formulario 1040-X. Vea «Cómo enmendar su declaración de impuestos (Formulario 1040-X)».

W-2 o 1099: ¿cuál es la diferencia?

El W-2 es para empleados: el empleador retiene impuestos y paga su parte del Seguro Social y del Medicare. Un 1099-NEC o 1099-K es para quien trabaja por su cuenta: nadie le retiene nada y usted paga el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Si tuvo los dos el mismo año, todo va en una sola declaración: lo explicamos en «Tengo W-2 y 1099: cómo declarar los dos en una sola declaración».

Su W-2 en Vordana Tax

Puede escribir su W-2 o subir una foto o un PDF: el programa lee las casillas y llena el formulario para que usted lo revise antes de guardarlo. La lista de la casilla 12 muestra los códigos del año de su declaración (TP, TT y TA solo desde 2026), y el mismo paso le pregunta por las propinas y horas extra que califican y por las casillas 13 a 20.

Si usa un Formulario 4852 porque su W-2 no llegó, márquelo en el paso del W-2 y explique cómo calculó las cantidades. Toda la entrevista está en inglés, español o árabe, y su declaración se revisa gratis antes de presentarla.

Preguntas

Fuentes

• IRS: General Instructions for Forms W-2 and W-3 (en inglés)
• IRS: Tema 154, Formulario W-2 y Formulario 1099-R (Qué hacer si está incorrecto o si no se recibe)
• IRS: Qué significa para usted la deducción de "no hay impuestos sobre las propinas"
• IRS: What to know about the No Tax on Overtime deduction (en inglés)

Esta guía es información general. Su situación puede ser distinta; las instrucciones del IRS son la última palabra.